корпоративные документы это какие документы

Перечень обязательных внутренних документов ООО

Электронный документооборот давно и прочно вошел в нашу жизнь. Все больше организаций использует в своей деятельности электронную цифровую подпись. Тем не менее, продолжает действовать закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, который обязывает хранить внутренние документы организации.

Давайте разберемся, какие документы должны быть в ООО, и как долго их надо сохранять.

Регистрационные или корпоративные документы ООО

Основные документы ООО доказывают легальность создания, т.е. регистрации юридического лица. Этот перечень существенно больше, чем у ИП, и в него входят:

Подтверждение юридического адреса

ФНС строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту нахождения. В ходе недавней чистки ЕГРЮЛ около полумиллиона ООО получили метку о недостоверности сведений как раз из-за расхождения фактического и юридического адреса. Если общество не подтвердит реальность местонахождения, то его могут исключить из госреестра.

Подтверждение юридического адреса запрашивают также банки при открытии расчетного счета и контрагенты при заключении договоров. Вот какие документы о месте нахождения должны быть в организации:

Подтверждение права на вид деятельности

В зависимости от сферы бизнеса в перечень обязательных документов организации могут быть включены:

Кадровые документы

Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.

Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:

Учетные документы организации

В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.

Сроки хранения документов ООО

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива (от 20.12.2019 N 236), который пришел на смену предыдущему документу – Приказу Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Новый приказ частично изменил сроки хранения документов организации, в том числе, коммерческой. Часть сроков приводим в таблице, но для полного изучения вопроса рекомендуем обращаться к первоисточнику.

Документы Срок хранения
Регистрационные документы, лицензии и сертификаты соответствия, бухгалтерская годовая отчетность, годовые расчетные ведомости в ФСС, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Постоянно
Трудовые договоры, личные дела и карточки работников, книги, журналы, карточки кадрового учета, 75 лет
Договоры ГПХ и акты о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, расчеты по страховым взносам, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника 50 лет
Регистры бухгалтерского учета, главная книга, рабочий план счетов, учетная политика, аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности, первичные документы, налоговые декларации, счета-фактуры, договоры, соглашения, контракты (за исключением некоторых) 5 лет
Книги покупок и продаж, таможенные декларации, БСО, документы об уплате акциза 4 года

Как обеспечить хранение документов

Как хранить документы в организации? В больших компаниях есть специальные архивные отделы и работники, которым поручен этот вопрос. Но в небольших ООО обязательные документы чаще всего хранятся в бухгалтерии или у юриста.

В зависимости от сроков востребованности внутренние документы организации разделяют на оперативный архив и архив длительного хранения. Бумаги подшивают в тома с описью, обычно в каждом томе не более 250 листов.

За нарушение условий и сроков хранения обязательных документов ООО могут оштрафовать на десятки тысяч рублей. Если они утеряны или утрачены, создается комиссия по расследованию причин. По возможности, документы надо восстановить.

Читайте также:  киа рио х лайн какой привод

Ликвидация ООО не отменяет обязанности сохранять внутренние документы организации, поэтому они передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Источник

Корпоративные документы

Обеспечивая правовое сопровождение ООО, АО, ЗАО, ОАО, ПАО, ФПК «Бизнес и Право» выявило типичные ситуации, которые могут негативно отразиться на ведении бизнеса.

Предприниматели, столкнувшись, казалось бы, с тупиковой ситуацией, угрожающей ведению бизнеса, не знают какие действия необходимо правильно предпринять: возникает нервозность, невосполнимая потеря времени, финансовых средств.

Одной из таких типичных причин является невыполнение акционерным обществом обязанности по регистрации выпуска ценных бумаг после своего создания.

Причем регистрацию ценных бумаг обязаны выполнить акционерные общества вне зависимости от того, являются ли они публичными или непубличными, т.е. если проще говоря, все АО, ЗАО, ОАО, ПАО.

Размеры административного штрафа высокие от 700 000 рублей.

Процедура требует правильного и своевременного оформления пакета документов, с учетом требований Центрального Банка России (ранее эти функции исполняла ФКЦБ).

Более сложная задача возникает у акционерного общества, если его деятельность осуществляется на протяжении года и более лет, а выпуск ценных бумаг (акций акционерного общества).

Можно ли спустя несколько лет «узаконить» выпуск ценных бумаг, сложно ли это?

Да, это более сложная ситуация, но наша компания имеет наработанный опыт решения таких проблем, с оптимальными затратами по времени и финансовыми затратами, что позволит Вам обезопасить бизнес и уйти от неприятностей с проверяющими и контролирующими органами.

В соответствии с действующим законодательством РФ общества любой организационно-правовой формы (ООО, АО, ЗАО, ОАО, ПАО) обязаны проводить ежегодно общее ГОДОВОЕ собрание.

Внеочередное собрание проводится по мере необходимости.

Любое собрание (акционеров или участников) состоит из ТРЕХ основных этапов: подготовка, созыв и проведение общего Собрания.

Естественно, имеется специфика Собраний участников, отличающаяся от Собраний акционеров.

Следует отметить, что процедура требует четкого соблюдения, как процессуальных действий, так и установленных Законом сроков. Помимо действий, прописанных в федеральном законодательстве об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью, необходимо соблюсти те действующие требования, которые были регламентированы ФКЦБ, с учетом изменений и дополнений, принятых Центральным Банком России.

ФПК «Бизнес и Право» может сэкономить Ваше время и обезопасить от возможных ошибок, упущений. Мы сформируем для Вас пакет документов по подготовке, созыву и проведению общего Собрания, дадим практические советы по минимизации расходов, поможем принять оптимальные решения.

В нашей команде, кроме юристов, опытные адвокаты Московской коллегии адвокатов «Сачковский и Партнеры», что позволяет нам отстаивать интересы наших клиентов по корпоративным делам, связанным:

с регистрацией новой, либо с реорганизацией и ликвидацией существующей организации;

с распределением акций, долей, паев и т.д.;

с возмещением убытков, принесенных организации, и признанием сделок недействительными, по искам учредителей организации;

с изменением полномочий и ответственности членов руководящих органов организации;

с выпуском ценных бумаг и признанием недействительными операций, осуществленных в процессе их эмиссии и размещения;

с деятельностью держателей реестра собственников ценных бумаг по учету прав на акции;

с созывом общего собрания членов (учредителей, участников, акционеров);

с обжалованием действий (принятых решений) руководящих органов организации;

с деятельностью нотариусов, подтверждавших сделки с долями в уставном капитале ООО.

Мы обеспечиваем защиту Ваших интересов качественно и быстро.

Источник

Общим термином “корпоративные документы” обычно называют документы юридического лица (с учетом его организационно-правовой формы), которыми подтверждается его правовой статус, устанавливаются основы деятельности, регулируются внутренние отношения.

Первыми корпоративными документами юридического лица являются его учредительные документы, договоры о совместной деятельности учредителей по созданию юридического лица и решения о создании юридического лица (к примеру, для ООО и АО – это устав, договор об учреждении (о создании) и протокол общего собрания учредителей (акционеров) либо решение единственного учредителя (акционера)). Точный перечень документов, необходимых для создания юридического лица, устанавливается законом и может отличаться в зависимости от организационно-правовой формы юридического лица.

Учредительные документы обязательно предоставляются в налоговый орган при государственной регистрации юридического лица.

Впоследствии к корпоративным документам могут добавиться списки участников общества, решения участников (акционеров) общества о внесении изменений в учредительные документы, договор с руководителем компании, типовой трудовой договор с работниками и т.д.

Читайте также:  какую нагрузку выдерживает акриловая ванна

С увеличением штата работников, как правило, в компании появляется внутренняя структура (отделы, подразделения и пр.), и процесс управления бизнесом становится сложнее. В таком случае возникает необходимость регламентации деятельности бизнеса в целом (вплоть до корпоративного стиля), и разработка внутренних регламентирующих документов для компании становится объективно необходимой.

К таким регламентирующим корпоративным документам можно отнести:

Агентство “ПравоДел” предлагает юридические услуги по составлению и экспертизе корпоративных документов юридических лиц:

Источник

Документы, которые должны быть у ООО

Коллеги, добрый день!

Так уж получилось, что я с детства люблю «расставлять всё по полочкам» и фигурально выражаясь, и в самом прямом смысле слова. Поэтому моим любимым развлечением на каждом новом месте работы было упорядочение имеющейся документации. И, судя по благополучно пройденным проверкам, получалось это неплохо.

На начало 2020 года материал полностью актуален.

Составить список абсолютно всех документов, которые могут оказаться обязательными в тех или иных ситуациях, – невозможно. Но перечислить основные документы вполне реально, и, думаю, такой список подойдет для большинства компаний.

Корпоративные документы

Документы, подтверждающие адрес организации

Если помещение принадлежит самой организации

Если помещение арендуется

Если помещение является местом жительства руководителя

Документы по основной деятельности

Кадровые документы

Обязательные документы по кадрам – это те документы, которые упомянуты в Трудовом кодексе и других законах, поэтому их отсутствие влечет наложение административного штрафа или приостановления деятельности по статье 5.27.КоАП, а повторное привлечение должностного лица по этой статье влечет дисквалификацию на срок до 3 лет.

Кроме того, статьи 5.28-5.31 КоАП устанавливают ответственность за нарушения в связи с заключением коллективного договора.

Документы, которые являются обязательными всегда

Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах:

Кроме того есть большое количество документов, которые ведутся и хранятся в бухгалтерии, но их перечень слишком сложен и многообразен для включения в эту статью. Поэтому по поводу бухгалтерских документов, думаю, лучше сразу обратиться к бухгалтеру.

UPD от 1 августа
Вместе с Натулёк разобрались с актуальностью Пречней документов. Сейчас всё-таки действует Перечень, принятый Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Он официально вступил в силу 30 сентября 2011 года. В этом Перечне Вы можете узнать сроки хранения всех документов, упомянутых в этой статье, и многих других.

Вместо заключения

Коллеги, простите мне мое возможное занудство в разжевывании вроде бы очевидных вещей, но, к сожалению, я столько раз сталкивалась с ситуациями, когда в компании могло не быть устава («а зачем?»), или трудовых договоров («ой, у нас руки не доходят подписать»), или ещё чего-то в этом духе, что теперь твердо знаю: жизнь куда разнообразней наших представлений о ней.

И, кстати, если я всё-таки не учла всего разнообразия жизни, и забыла о каком-то важном документе – прошу Вас дополнить меня в комментариях!

Источник

Единая система внутренних документов компании

Внутренние документы компании – это документы, которые регулируют ее внутреннюю деятельность и деятельность ее отдельных подразделений.

Юридическая сила документа

Юридическая сила документа – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Для того чтобы документ обладал юридической силой, нужно, чтобы он соответствовал закону, был принят компетентным органом и оформлен в установленном порядке.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т. е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др.

Юридическая сила копий:

Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом.

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «Документированная информация» в Федеральном законе от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Она определяется как информация с реквизитами, зафиксированная на материальном носителе путем документирования.

Читайте также:  какую подсветку выбрать для кухни под шкафы светодиодная

Унифицированные формы кадровых документов приводятся в постановлении Госкомстата от 5 января 2004 года № 1.

Виды внутренних документов

По степени гласности различают документы:

Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности:

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По кругу лиц (в том числе отделов, филиалов, управлений и т. д.), на которые распространяются внутренние документы, можно выделить документы:

Так, положение об отпусках, разработанное на предприятии и утвержденное в соответствии с уставом, будет обязательно для сотрудников всей компании в целом, причем не меняется с приходом новых сотрудников. Положение о совете директоров касается только этого органа, а, скажем, приказ о приеме на работу носит индивидуальный характер, составляется по унифицированной форме, утвержденной постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1.

По волевому признаку внутренние документы можно разделить на:

Внутренние документы компании не должны противоречить друг другу. Кроме того, необходимо, чтобы в компании действовала единая система внутренних документов, порядка их создания и согласования.

Порядок создания внутренних документов

Внутренние документы разрабатывают сотрудники различных подразделений на основе решений руководства и в соответствии с принятыми в компании правилами разработки документов. Юридическая служба (юрист) компании разрабатывает внутренние документы, для создания или исполнения которых необходимы юридические знания, или визирует документы, подготовленные специалистами отделов компании.

Работа юриста с внутренними документами компании

Работа юриста с внутренними документами компании включает в себя очередность действий.

Получение указания на разработку документа, уточнение целей и содержания документа. Например, для того чтобы подготовить приложение к правилам внутреннего трудового распорядка «Режим рабочего времени», юрист должен обговорить с уполномоченными должностными лицами требования работодателя по продолжительности рабочего дня, времени начала и окончания работы, длительности обеденного перерыва. При этом следует информировать лицо, дающее задание, если эти требования идут вразрез с трудовым законодательством. В силу должностных обязанностей юрист инициирует создание внутренних документов, наличие которых обязательно по закону.

Изучение сопутствующих внутренних документов. Например, для подготовки типового трудового договора компании юрист должен изучить положения «Об отпусках», «О персонале», «О порядке заключения договоров в компании» и другие, чтобы эти документы согласовывались между собой.

Сбор реквизитов и персональных данных, если они потребуются для создания документа.

Согласование текста документа с заинтересованными должностными лицами компании. Чаще всего юрист согласовывает проект документа с отраслевым отделом, кадровой службой, бухгалтерией. В отдельных случаях со службой охраны, например, документы по охране коммерческой тайны.

Корректировка документа по результатам его согласования, оформление документа. Оформление документа подразумевает его выпуск на соответствующем бланке, либо включение в его текст необходимых реквизитов, в некоторых случаях листы документа должны быть пронумерованы и прошиты. На документе должны быть указаны фамилия, имя, отчество, должность и телефон исполнителя, можно также указать дату составления документа. Эти данные указываются мелким шрифтом внизу страницы или на обороте листа.

Тиражирование и регистрация документа. Исполнитель должен оформить регистрацию в соответствующей службе, которая вносит запись о документе в журнал регистрации, придает документу номер и проставляет дату издания.

Передача документа для исполнения. Эту функцию осуществляет либо руководитель, либо исполнитель, либо делопроизводитель. Целесообразно установить в компании правило, по которому документ для исполнения передается исключительно вышестоящим лицом – нижестоящему.

Осуществление контроля в случае имеющегося соответствующего предписания. Если документ является внутренним документом юридического отдела, юрист помещает исполненный документ в дело, хранящееся в отделе.

Бератор нового поколения
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЭНЦИКЛОПЕДИЯ БУХГАЛТЕРА

То, что нужно каждому бухгалтеру. Полный объем всегда актуальных правил учета и налогообложения.

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Источник

Поделиться с друзьями
admin
Adblock
detector